Сроки хранения документов определяются, основываясь на Перечне архивных документов. Они, в свою очередь, формируются и накапливаются в процессе действия государственных служащих и сотрудников, работающих в самоуправлении.
Существующий перечень документов утвердили еще 25 августа 2010 года — был создан приказ Минкультуры России № 558. Он перестает действовать, начиная с 18 февраля 2020 года. Теперь же получает полномочия новый созданный перечень, который был утвержден 20 декабря 2019 года приказом Росархива под номером 236. В его содержании изменены сроки хранения важных бумаг, которые используют в своей работе кадровики и служащие бухгалтерии. Что касается хранения первичных бумаг, то, согласно перечню, их следует сберегать в течение пяти лет.
Что касается документов, которые ведут кадровики, то о них вышли следующие постановления:
- графики отпусков — хранятся три года;
- бумаги, в которых содержится информация об отпусках, отправке сотрудников в командировку — до пяти лет;
- документы с записями о дисциплинарных взысканиях должны быть неприкосновенными три года.
Что касается предприятий, где работники находятся во вредных, небезопасных условиях, сроки хранения для документов составляют 50/75 лет. Это означает вот что. Если личное дело, сведения о доходах, трудовые договоры и другие документы были созданы после 2003 года, то документы должны храниться не менее 50-ти лет. При создании бумаг ранее этого периода его следует хранить до 75-ти лет, опираясь на старые правила.